一,公文的功能
(一)公文的涵义与特点
公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权,实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料(包括电报,下同),是传达和贯彻党和国家的路线,方针和政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示答复问题,指导,布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具.
公文分类
按公务文书的自身性质及使用范围,可以把我国现行的公务文书分为两大类:
1.通用文书
(1)法定公文
(2)事务文书
2.专用文书
财经文书,司法文书,科技文书,军事文书等等
公文的主要特点:
1.法定性
2.政策性
3.实用性
4.时效性
5.规范性
(二)公文的作用(功能)
1.决策与领导作用(最主要的作用)
2.强制执行和处理的作用
3.依据和凭证作用
4.公务联系与沟通作用
5.宣传与教育作用
二,公文的文体,结构,格式与稿本
(一)公文的文体
公文的文体是指公文的表达方式.属应用文体,但它又不同于一般的应用文,具有自身的特殊属性:
1.公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统.
2.公文兼用说明,叙述,议论三种表达方式.
(二)公文的结构
公文的结构是指公文的组织结构,具有规范性和相对确定性.
公文一般由秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识,发文字号,签发人,标题,主送机关,正文,附件说明,成文日期,印章,附注,附件,主题词,抄送机关,印发机关和印发日期等部分组成.
(三)公文的格式(重点内容)
公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定.
1.公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸.纸张白度为85%～90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值为7.5～9.5.
2.公文用纸幅面及版面尺寸
(1)公文用纸幅面尺寸:公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm).
(2)公文页边与版心尺寸:
公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm
公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm
版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
a4型公文用纸页边及版心尺寸
3.公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色.
4.排版规格与印制装订要求
(1)排版规格:文字符号从上至下,自左而右依次横写横排 .正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字.
(2)制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm.
(3)印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm.印品着墨实,均匀;字面不花,不白,无断划.
(4)装订要求:公文应左侧装订,不掉页.骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm.平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm .
5.公文中各要素标识规则
组成公文的各要素分为眉首,主体,版记三部分.
(1)眉首
公文份数序号:用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行.
秘密等级和保密期限:标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字
下行,平行公文首页格式
上报公文首页版式
紧急程度:紧急文件有"特急","急件",紧急电报有"特提","特急","加急","平急".标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1行;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行.
发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后面加"文件"组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(信函为30mm,命令为20mm).对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识.字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm.联合行文时应使主办机关名称在前,"文件"二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文.行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号 .